Framgångsrik agil transformation på SJ

Att genomföra en agil transformation i en traditionellt styrd organisation är en utmaning, men också en möjlighet till verklig förändring. I den här artikeln kan du läsa om SJ:s resa mot ökad agilitet med stöd av vår erfarna coach Mats Pehrson. Genom att hantera kulturella och organisatoriska utmaningar lyckades SJ skapa en mer engagerad, decentraliserad och effektiv arbetskultur. Här delar Mats sina insikter om utmaningar, lösningar och resultat från förändringsresan som omvandlade en av Sveriges mest välkända organisationer.

I rollen som agil coach

Som agil coach fick jag i uppdrag att leda den agila transformationen inom trafikområdet på SJ och att bidra till SJ:s övergripande förändringsresa genom utbildningsinsatser och nära samarbete med andra coacher.

Utmaningar vid uppdragets start

Vid uppdragets start identifierade jag två huvudsakliga utmaningar:

Kulturella utmaningar: Arbetskulturen präglades av en stark tradition av top-down-styrning, där planeringen ofta drevs centralt utan att fullt ut utnyttja den lokala kunskapen inom teamen. Detta ledde till bristande engagemang och ibland mindre välgrundade beslut.

Koordineringsproblem: Olika grupper inom SJ arbetade på olika sätt, vilket skapade svårigheter när initiativ sträckte sig över flera delar av organisationen.

Lösningar och förbättringar

Kulturell förändring och decentralisering
För att tackla de kulturella utmaningarna började vi med att flytta mycket av ansvaret från centrala projektledare ut till de enskilda teamen. Detta gav fler möjlighet att växa i sina roller och ta större ansvar för sina respektive områden. Ett märkbart högre engagemang som bland annat visade sig genom nöjdare medarbetare.

Implementering av de agila principerna
Till en början utgick SJ från de grundläggande agila principerna, men det framkom snart att dessa tolkades på olika sätt, vilket försvårade samarbetet mellan teamen. För att hantera detta enades vi efter en tid om att använda SAFe (Scaled Agile Framework) som en gemensam utgångspunkt. Detta minskade diskussionerna kring grundläggande agila frågor och frigjorde tid för att fokusera på att lösa de verkliga utmaningarna.

Förbättrat samarbete
Med SAFe som gemensam grund blev samarbetet mellan teamen betydligt smidigare. När detta var på plats blev det enklare att balansera behovet av en gemensam struktur med lokal beslutsfrihet. Detta resulterade i att teamen kunde samarbeta effektivt utan att kompromissa med sitt självbestämmande.

Anpassning efter SJ

Fortsatt förbättringsarbete
Transparens visade sig bli en nyckelfaktor i att fortsätta driva förbättringsarbetet. Efter att ha fått en grundläggande gemensam struktur för arbetssättet blev det enkelt att börja mäta hur bra organisationen fungerade. Grundläggande mått som genomströmning och ledtid blev synliga för alla och blev en naturlig drivkraft för att fortsätta förbättringsarbetet. De fungerade även som motivationsfaktor och underlättade att få acceptans för ytterligare förändringar.

Kvitto på förändringarna
Ett särskilt utmanande initiativ uppstod när SJ fick ansvaret att ta över pendeltågstrafiken i Stockholmsregionen genom ett så kallat nödavtal, något som ställer krav på en mycket kort genomförandetid. Tack vare det agila och decentraliserade arbetssättet lyckades organisationen genomföra övertagandet utan några störningar, trots den ytterst begränsade tidsramen—något som hade varit svårt att uppnå med ett traditionellt projektupplägg.

Personliga egenskaper och erfarenheter
Min roll i uppdraget byggde till stor del på min erfarenhet av att driva agila transformationer i olika organisationer och branscher. Min bakgrund som utbildare har dessutom varit ett värdefullt komplement, vilket har gett mig förmågan att enkelt fånga upp frågor och förklara begrepp utifrån olika målgruppers perspektiv.

Framgång och långsiktig påverkan
SJ har visat att decentralisering fungerar effektivt, inte bara för rutinartat arbete utan även när det är större och komplexa uppdrag som ska hanteras. Detta har lett till att SJ nu har team som kan arbeta snabbt och effektivt med bra samarbete mellan sig.

Vill du ha en kostnadsfri konsultationstimme? Hör om hur vi kan hjälpa ditt företag med en transformation? Fyll i formuläret så återkommer vi till dig.