En inblick i ett pågående transformationsprojekt
Hos Transportstyrelsen pågår just nu ett omfattande transformationsprogram, där de moderniserar deras system och processer för att möta framtidens krav. Vår konsult Markus Östlund har haft förmånen att, i rollen som erfaren programledare, leda arbetet på avdelningen för Fordonsinformation, som är en av de mest omfattande och komplexa delarna av programmet. Här delar vår programledare med sig av sina erfarenheter och insikter från arbetet.
Programledarens roll och uppdrag
Som programledare på Fordonsinformation ansvarar jag för att leda sju stora delprojekt som tillsammans utgör hela 60 % av Transportstyrelsens transformationsprogram. Mitt uppdrag handlar om att byta ut en föråldrad systemplattform, som inte längre kan stödja verksamheten, mot en ny och modern lösning.
Skapade värden för Transportstyrelsen
Min tidigare erfarenhet av att leda stora transformationsprogram har varit ovärderlig i detta arbete. En av de första sakerna jag gjorde var att skriva en rapport med rekommendationer för hur Transportstyrelsen kunde förbättra sitt arbete. Denna rapport presenterade jag för flera avdelningsdirektörer och den centrala programledningen, vilket ledde till konkreta förbättringar i programmet.
Jag har även byggt upp ett programkontor för Fordonsinformation, där vi har skapat en stabil och förutsägbar struktur för att utveckla och leverera ny funktionalitet. Detta arbete har säkerställt att programmet fått en bra och stabil grund för att utvecklas vidare allt eftersom omvärlden förändrar sig.
Exempel på viktiga insatser
Mina tidigare erfarenheter inom transformationer och av stora utvecklingsprojekt har skapat ett mervärde till transportstyrelsen inom programstyrning och agila arbetsmetoder.
Ett av de mest betydande projekten jag har varit involverad i är samarbetet med Polismyndigheten, där jag företrädde Transportstyrelsen. Tillsammans med polisen förde vi diskussioner om att tillsammans efterfråga ytterligare finansiering från departementet för att stödja vårt gemensamma arbete med att modernisera systemen.
Kombinationen av mina erfarenheter och lärdomarna från Norge har gett mig möjligheten att bidra med ett stort mervärde, utöver att bara leda programmet. Jag har haft förmånen att dra nytta av mina tidigare kunskaper och samtidigt införliva viktiga lärdomar från Transportstyrelsen i Norge, där ett liknande transformationsprogram stötte på stora utmaningar. Genom att sammanfatta deras erfarenheter och dela insikterna med Transportstyrelsen här har jag kunnat erbjuda värdefulla perspektiv som hjälper oss att undvika deras misstag och spara betydande resurser. Våra samtal har också varit särskilt givande – något som kunden har uttryckt uppskattning för. Det är detta extra värde, mer än bara att återge en rapport, som jag är mest stolt över att ha bidragit med.
En annan viktig leverabel var att jag tog fram en fundamental metodik för att mäta vår progress. Varje delprojekt får mäta och rapportera hur stor del av sitt projekt som är färdigt/levererat samt uppdaterade prognoser för kommande leveranser. Dessa rapporter sammanställde jag och rapporterade uppåt fortlöpande.
Att hantera utmaningar och säkerställa framgång
Ett centralt fokus i mitt arbete har varit att hantera konflikter och bygga starka relationer. När två nyckelpersoner i programmet inte kom överens, tog jag initiativ till en serie möten för att lösa konflikten. Genom diplomati och tydlig kommunikation har vi nu en bättre arbetsmiljö och kan lägga mer tid på att driva programmet framåt.
En annan stor utmaning var när Transportstyrelsen plötsligt fick en kraftig budgetnedskärning. Detta tvingade oss att omprioritera och justera vår tidsplan, men genom att anpassa oss snabbt kunde vi ändå hålla programmet på rätt spår.
Långsiktiga effekter och framtidens utmaningar
Min erfarenhet av att leda stora program har lärt mig att diplomati, tydlig kommunikation och förändringsledning är avgörande för framgång. Jag har också säkerställt att vi har en strukturerad kvalitetssäkringsprocess på plats, vilket säkerställer att vi levererar enligt uppsatta mål.
Som programledare handlar mycket av mitt arbete om att bygga förtroende och samarbete med Transportstyrelsens interna team och externa partners. Genom att vara transparent och hålla vad jag lovar, har vi kunnat bygga en stark grund för framtida framgångar.
Ständigt lärande och ledarskapets konst
För att hålla sig i framkant krävs ständig nyfikenhet och en vilja att lära. Under min tid på olika konsultbolag har jag haft förmånen att vara delaktig i utvecklingen av nya metoder, särskilt när det gäller att anpassa internationella koncept till den svenska marknaden. Detta har gett mig insikter och verktyg som jag bär med mig i varje nytt uppdrag. Jag läser också fackpress, deltar i diskussioner med tidigare kollegor och söker hela tiden nya perspektiv.
När det kommer till programledning handlar framgång mycket om personliga styrkor. I rollen som programledare är det diplomati, kommunikationsförmåga och empati som är nyckeln. För att leda ett program som omfattar stora delar av en organisation måste man förstå vad olika beslutsfattare vill uppnå och kunna förena deras mål med programmets vision. Det är här ledarskapets konst verkligen prövas och visar sitt värde.
Vill du ha en kostnadsfri konsultationstimme? Hör om hur vi kan hjälpa ditt företag med en transformation? Fyll i formuläret så återkommer vi till dig.
Vad är en senior programledare?
Som senior programledare ser du lösningar ur flera perspektiv, sätter mål, fattar beslut och prioriterar. Du utformar effektiva arbetssätt och etablerar processer. Kommunikation och samarbete med interna team och externa leverantörer är en central del av din roll.